Affaires civiles et générales
Cadre d’emploi : Attachés territoriaux
Référence : DACG/chef.service.état-civil
Mission générale
Sous l’autorité directeur des Affaires Civiles et Générales, vous êtes chargé de la gestion des secteurs actes, décès/cimetières, mariages/pacs et recensement de la population. Vous pilotez le service et veillez au bon déroulement de l’instruction des dossiers de vos agents. Vous participez à l’animation globale de la direction et êtes un appui sur les sujets transversaux.
Principales activités
- Participation au pilotage des projets de la direction,
- Supervision du travail des équipes, garantie du plan de charge, suivi de l'activité au quotidien, contrôle des procédures,
- Management (suivi des absences, congés, répartition des tâches, cohésion d'équipe, participation aux tâches du service, équité),
- Accompagnement des agents et de la direction sur les outils mis en place,
- Définition du plan de formation des agents du service,
- Supervision de la fonction COMEDEC,
- Suivi juridique des nouvelles réglementations,
- Mises à jour régulières des fiches procédures,
- Suivi des marchés publics du service,
- Transversalité avec les autres services,
- Représentation de la direction à certaines réunions,
- Liaison avec les partenaires extérieurs (Préfecture, Tribunal, Procureur de la République, INSEE, organismes funéraires, élus…),
- Supervision du recensement de la population.
Gestion partagée :
- Participation à l’organisation des scrutins électoraux,
- Remplacement du directeur durant les périodes de congés.
Compétences et qualités requises
Rigoureux, organisé et méthodique, doté d’une capacité d’analyse et de synthèse, vous disposez de compétences managériales et êtes à même d’encadrer votre équipe. Vous avez une aptitude à l’anticipation et à la coordination et êtes à l’aise avec le travail en transversalité et la gestion de projets.
Vous avez le sens de l’accueil et maîtrisez les techniques d’accueil et de régulation. Vous avez une bonne connaissance et maîtrise du code civil. Vous suivez et mettez en application les procédures relatives à l’état civil (actes, mariages, décès, cimetières). Vous assurez un suivi juridique de l’activité. Doté de qualités rédactionnelles, vous rédigez les écrits professionnels de votre domaine d’activité.
Vous respectez les principes de discrétion et de confidentialité. Vous avez le sens du service public et êtes disponible.
Profil
Titulaire d’un diplôme de formation supérieure de type bac +4/5 en gestion/administration ou droit public, vous justifiez d’une expérience significative dans des fonctions similaires au sein d’une collectivité territoriale.
Conditions du poste
- Du lundi au jeudi : 8h15-12h00 / 12H45-16h45 ou 19h30 le jeudi
- Le vendredi : 8h15-12h00 / 12H45-16h00
- Et samedi par roulement : 8h15-13h00 + si nécessités de service.
- Lieu de travail : Hôtel de Ville.
Pour candidater
Envoyez votre candidature (curriculum vitae et lettre de motivation) avant le 31/07/2024 , à l’attention de Monsieur le Maire, en rappelant la référence DACG/chef.service.état-civil.
Par voie postale :
26, avenue André Morizet
92100 BOULOGNE-BILLANCOURT
ou par mail : recrut@mairie-boulogne-billancourt.fr
La Ville de Boulogne-Billancourt œuvre en faveur de l’emploi des personnes en situation de handicap.
Cadre d’emploi : Attachés territoriaux
Référence : DACG/chef.service.affaires.générales
Mission générale
Sous l’autorité directeur des Affaires Civiles et Générales, vous êtes chargé de la gestion des secteurs Elections, CNI/Passeports et Affaires Générales. Vous pilotez le service et veillez au bon déroulement de l’instruction des dossiers de vos agents.
Principales activités
ELECTIONS :
- Gestion de la liste électorale,
- Organisation des scrutins électoraux (implantation des bureaux de vote et des panneaux d’affichage, redécoupage, organisation des commissions de contrôle, préparation des scrutins et présence les jours de scrutins),
- Suivi des orientations de l’État en matière de machines à voter,
- Organisation des cérémonies de la citoyenneté.
AFFAIRES GENERALES :
- Suivi de l’activité.
CNI PASSEPORTS :
- Organisation et suivi de l’activité, (ouverture des plages de rendez-vous selon les présences, planning des agents, suivi des refus, etc.),
- Liaison directe avec la Préfecture, l’Agence Nationale des Titres d’Identité,
- Management des équipes (suivi des absences, congés, planification pour chaque secteur, répartition des tâches, cohésion d’équipe, participation aux différentes tâches), définition du plan de formation,
- Suivi juridique, application de la règlementation pour les 3 secteurs,
- Suivi des logiciels métiers,
- Suivi de l’activité et reporting,
- Refonte des fiches procédures et mise à jour,
- Liaison avec les différents partenaires internes et externes
Gestion partagée :
- Remplacement du directeur durant les périodes de congés.
Compétences et qualités requises
Rigoureux, organisé et méthodique, doté d’une capacité d’analyse et de synthèse, vous disposez de compétences managériales et êtes à même d’encadrer votre équipe. Vous avez une aptitude à l’anticipation et à la coordination et êtes à l’aise avec le travail en transversalité, la gestion de projets, et le travail en réseau.
Vous avez le sens de l’accueil et maîtrisez les techniques d’accueil et de régulation. Vous avez une bonne connaissance et maîtrise du code électoral. Vous suivez et mettez en application les procédures relatives au domaine d’activité (élections, affaires générales, CNI/Passeports). Vous assurez un suivi juridique de l’activité.
Doté de qualités rédactionnelles, vous rédigez les écrits professionnels de votre secteur. Vous respectez les principes de discrétion et de confidentialité. Vous avez le sens du service public et êtes disponible.
Profil
Titulaire d’un diplôme de formation supérieure de type bac +4/5 en gestion/administration/ ou droit public, vous justifiez d’une expérience significative dans des fonctions similaires au sein d’une collectivité territoriale.
Conditions du poste
- Du lundi au jeudi : 8h15-12h / 12H45-16h45 ou 19h30 le jeudi
- Le vendredi : 8h15-12h / 12H45-16h00
- Et samedi par roulement : 8h15-13h00 + si nécessités de service.
- Lieu de travail : Hôtel de Ville.
Pour candidater
Envoyez votre candidature (curriculum vitae et lettre de motivation) avant le 31/07/2024 à l’attention de Monsieur le Maire, en rappelant la référence DACG/chef.service.affaires.générales.
Par voie postale :
26, avenue André Morizet
92100 BOULOGNE-BILLANCOURT
ou par mail : recrut@mairie-boulogne-billancourt.fr
La Ville de Boulogne-Billancourt œuvre en faveur de l’emploi des personnes en situation de handicap.
Cadre d’emploi : Adjoints administratifs territoriaux
Référence : DACG/référent.secteur.affaires.générales
Transmettez votre candidature en rappelant la référence avant le 31/07/2024.
Mission générale
Sous l’autorité du responsable de l’unité Back Office Vie Citoyenne, vous êtes chargé d’instruire les demandes de formalités administratives (Affaires Générales, Elections, CNI, passeport) auprès des usagers et d’en assurer le back-office.
Principales activités :
- Activités principales :
- Contrôler les dossiers Affaires générales traités par les agents de l'Unité Formalités administratives (notamment, attestations d'accueil, certificat de vie, recensement citoyen…),
- Assurer la prise en charge directe de dossiers d'usagers : recensement citoyen en ligne, retours de signature des attestations d'accueil, enregistrer et suivre les syndicats professionnels, cotation et paraphe de registres de sociétés…,
- Suivre les dossiers du secteur avec les services déconcentrés de l'Etat,
- Rédiger des notes et courriers,
- Créer et mettre à jour des notices d'information à destination du public et des fiches de procédure interne,
- Veiller sur le secteur d'activités,
- Mettre à jour les statistiques et tableaux de bord,
- Prendre en charge des appels téléphoniques du groupement,
- Archiver et classer les dossiers du secteur.
- Activités ponctuelles :
- Conseiller les agents de l'Unité Formalités administratives en cas de besoin,
- Effectuer l’accueil physique et notamment le jeudi en nocturne, le samedi matin et, à la demande d'un supérieur hiérarchique chaque fois que nécessaire,
- Participer aux tâches des autres secteurs de l'Unité Back office Vie citoyenne,
- Archiver et classer les dossiers du secteur,
- Participer à l'organisation des élections (préparation des scrutins et journées de scrutins).
Compétences et qualités requises
Rigoureux, vous avez une appétence pour le droit civil et disposez d’une bonne connaissance du code civil. Vous êtes en mesure d’accueillir, de renseigner le public, et d’instruire les dossiers des usagers. Vous appréciez les demandes des usagers au regard des différents documents transmis et/ou à transmettre. Vous maîtrisez les procédures liées aux formalités administratives. Vous contrôlez enfin l’authenticité des documents et attestations fournis.
Vous avez des qualités rédactionnelles.
Doté d’un bon relationnel, vous entretenez des relations avec différents interlocuteurs et services.
Vous disposez d’une bonne maîtrise du code électoral et participez à l’organisation des élections.
Vous êtes officier de l’état-civil délégué et avez le sens du service public.
Profil
Titulaire d’un bac, vous justifiez d’une expérience significative dans des fonctions similaires au sein d’une collectivité territoriale.
Conditions du poste
- Du lundi au vendredi : de 9h15-13h00 / 13h45-18h00 (17h00 le vendredi)
- Un jeudi sur deux : nocturne jusqu’à 19h30
- Un samedi sur deux : 8h15 à 13h00
- Une journée de RHE fixe toutes les deux semaines (le mardi ou le mercredi).
Lieu de travail :
- Hôtel de Ville.
Pourquoi rejoindre nos équipes ?
Pour améliorer la qualité de vie au travail de nos agents, nous proposons une politique Ressources Humaines active, un plan de formation adapté à votre évolution de carrière, un accompagnement à la préparation des concours ainsi qu’une offre de formation continue.
Vous profiterez également
- D’un restaurant municipal,
- D’une mutuelle et un maintien de salaire subventionnés par la collectivité,
- De frais de transports pris en charge à 75 %,
- D’un forfait mobilité vélo, trottinette avec assistance électrique, ou pas : indemnité pouvant aller jusqu’à 300 euros/an,
- Ainsi que d’un comité des œuvres sociales.
POUR CANDIDATER
Envoyez votre candidature (curriculum vitae et lettre de motivation) avant le 31/07/2024, à l’attention de Monsieur le Maire, en rappelant la référence DACG/référent.secteur.affaires.générales.
Par voie postale :
26, avenue André Morizet
92100 BOULOGNE-BILLANCOURT
ou par mail :
recrut@mairie-boulogne-billancourt.fr
La Ville de Boulogne-Billancourt œuvre en faveur de l’emploi des personnes en situation de handicap.
