Affaires civiles et générales

Cadre d’emploi : Attachés territoriaux
Référence : DACG/chef.service.état-civil

Mission générale

Sous l’autorité directeur des Affaires Civiles et Générales, vous êtes chargé de la gestion des secteurs actes, décès/cimetières, mariages/pacs et recensement de la population. Vous pilotez le service et veillez au bon déroulement de l’instruction des dossiers de vos agents. Vous participez à l’animation globale de la direction et êtes un appui sur les sujets transversaux.

Principales activités
  • Participation au pilotage des projets de la direction,
  • Supervision du travail des équipes, garantie du plan de charge, suivi de l'activité au quotidien, contrôle des procédures,
  • Management (suivi des absences, congés, répartition des tâches, cohésion d'équipe, participation aux tâches du service, équité),
  • Accompagnement des agents et de la direction sur les outils mis en place,
  • Définition du plan de formation des agents du service,
  • Supervision de la fonction COMEDEC,
  • Suivi juridique des nouvelles réglementations, 
  • Mises à jour régulières des fiches procédures,
  • Suivi des marchés publics du service,
  • Transversalité avec les autres services,
  • Représentation de la direction à certaines réunions,
  • Liaison avec les partenaires extérieurs (Préfecture, Tribunal, Procureur de la République, INSEE, organismes funéraires, élus…),
  • Supervision du recensement de la population.

Gestion partagée :

  • Participation à l’organisation des scrutins électoraux,
  • Remplacement du directeur durant les périodes de congés.
Compétences et qualités requises

Rigoureux, organisé et méthodique, doté d’une capacité d’analyse et de synthèse, vous disposez de compétences managériales et êtes à même d’encadrer votre équipe. Vous avez une aptitude à l’anticipation et à la coordination et êtes à l’aise avec le travail en transversalité et la gestion de projets.

Vous avez le sens de l’accueil et maîtrisez les techniques d’accueil et de régulation. Vous avez une bonne connaissance et maîtrise du code civil. Vous suivez et mettez en application les procédures relatives à l’état civil (actes, mariages, décès, cimetières). Vous assurez un suivi juridique de l’activité. Doté de qualités rédactionnelles, vous rédigez les écrits professionnels de votre domaine d’activité.

Vous respectez les principes de discrétion et de confidentialité. Vous avez le sens du service public et êtes disponible.

Profil

Titulaire d’un diplôme de formation supérieure de type bac +4/5 en gestion/administration ou droit public, vous justifiez d’une expérience significative dans des fonctions similaires au sein d’une collectivité territoriale.

Conditions du poste

  • Du lundi au jeudi : 8h15-12h00 / 12H45-16h45 ou 19h30 le jeudi
  • Le vendredi : 8h15-12h00 / 12H45-16h00
  • Et samedi par roulement : 8h15-13h00 + si nécessités de service.
  • Lieu de travail : Hôtel de Ville.

Pour candidater
Envoyez votre candidature (curriculum vitae et lettre de motivation) avant le 30/04/2024, à l’attention de Monsieur le Maire, en rappelant la référence DACG/chef.service.état-civil.
Par voie postale :
26, avenue André Morizet
92100 BOULOGNE-BILLANCOURT
ou par mail : recrut@mairie-boulogne-billancourt.fr

La Ville de Boulogne-Billancourt œuvre en faveur de l’emploi des personnes en situation de handicap.

 

Cadre d’emploi : Attachés territoriaux
Référence : DACG/chef.service.affaires.générales

Mission générale

Sous l’autorité directeur des Affaires Civiles et Générales, vous êtes chargé de la gestion des secteurs Elections, CNI/Passeports et Affaires Générales. Vous pilotez le service et veillez au bon déroulement de l’instruction des dossiers de vos agents.

Principales activités

ELECTIONS :

  • Gestion de la liste électorale,
  • Organisation des scrutins électoraux (implantation des bureaux de vote et des panneaux d’affichage, redécoupage, organisation des commissions de contrôle, préparation des scrutins et présence les jours de scrutins),
  • Suivi des orientations de l’État en matière de machines à voter,
  • Organisation des cérémonies de la citoyenneté.

AFFAIRES GENERALES :

  • Suivi de l’activité.

CNI PASSEPORTS :

  • Organisation et suivi de l’activité, (ouverture des plages de rendez-vous selon les présences, planning des agents, suivi des refus, etc.),
  • Liaison directe avec la Préfecture, l’Agence Nationale des Titres d’Identité,
  • Management des équipes (suivi des absences, congés, planification pour chaque secteur, répartition des tâches, cohésion d’équipe, participation aux différentes tâches), définition du plan de formation,
  • Suivi juridique, application de la règlementation pour les 3 secteurs,
  • Suivi des logiciels métiers,
  • Suivi de l’activité et reporting,
  • Refonte des fiches procédures et mise à jour,
  • Liaison avec les différents partenaires internes et externes

Gestion partagée :

  • Remplacement du directeur durant les périodes de congés.
Compétences et qualités requises

Rigoureux, organisé et méthodique, doté d’une capacité d’analyse et de synthèse, vous disposez de compétences managériales et êtes à même d’encadrer votre équipe. Vous avez une aptitude à l’anticipation et à la coordination et êtes à l’aise avec le travail en transversalité, la gestion de projets, et le travail en réseau.

Vous avez le sens de l’accueil et maîtrisez les techniques d’accueil et de régulation. Vous avez une bonne connaissance et maîtrise du code électoral. Vous suivez et mettez en application les procédures relatives au domaine d’activité (élections, affaires générales, CNI/Passeports). Vous assurez un suivi juridique de l’activité.

Doté de qualités rédactionnelles, vous rédigez les écrits professionnels de votre secteur. Vous respectez les principes de discrétion et de confidentialité. Vous avez le sens du service public et êtes disponible.

Profil

Titulaire d’un diplôme de formation supérieure de type bac +4/5 en gestion/administration/ ou droit public, vous justifiez d’une expérience significative dans des fonctions similaires au sein d’une collectivité territoriale.

Conditions du poste

  • Du lundi au jeudi : 8h15-12h / 12H45-16h45 ou 19h30 le jeudi
  • Le vendredi : 8h15-12h / 12H45-16h00
  • Et samedi par roulement : 8h15-13h00 + si nécessités de service.
  • Lieu de travail : Hôtel de Ville.

Pour candidater
Envoyez votre candidature (curriculum vitae et lettre de motivation) avant le 30/04/2024 à l’attention de Monsieur le Maire, en rappelant la référence DACG/chef.service.affaires.générales.
Par voie postale :
26, avenue André Morizet
92100 BOULOGNE-BILLANCOURT
ou par mail : recrut@mairie-boulogne-billancourt.fr

La Ville de Boulogne-Billancourt œuvre en faveur de l’emploi des personnes en situation de handicap.

 

Cadre d’emploi : Adjoints administratifs territoriaux
Référence : DACG/gest.état-civil, élec.et formalités administratives

Mission générale

Sous l’autorité du responsable de l’unité Formalités Administratives Mariages, vous êtes chargé de l’instruction des demandes de formalités administratives (CNI, passeport, attestations d’accueil, certificats divers, etc…) et d’état-civil (mariages, décès, actes…) auprès des usagers.

Principales activités

• l’accueil physique et téléphonique des services de la direction,

Activités principales :

• Unité élections et formalités administratives :

Gestion autonome :

  • Gestion de tous les dossiers liés au domaine d'activité (CNI/Passeports, certificats divers, attestations d'accueil et autres formalités, à la demande des usagers),
  • Application des guides de procédure,
  • Participation aux réunions de service et aux formations,
  • Participation à l'intégration et à la formation des agents nouvellement recrutés,
  • Participation au travail interne à la demande d'un supérieur hiérarchique,
  • Participation à la pré-instruction selon planning.
Autres activités selon besoins :

• Unité actes, courriers :

  • Établissement, enregistrement et délivrance des actes d’état-civil,
  • Gestion des mentions (rédaction, apposition...),
  • Gestion du courrier de la direction.
Gestion partagée :
  • Polyvalence au sein des services de la direction,
  • Participation à l'organisation des scrutins et les jours de scrutins,
  • Participation à la mise en place de la polyvalence dans la direction.
Compétences et qualités requises

Rigoureux, organisé, à l’écoute, patient, à l’aise avec les techniques d’accueil et de régulation, vous êtes à même d’accueillir, de renseigner et de prendre en charge les demandes du public. Vous êtes en capacité d’apprécier les demandes au regard des différents documents transmis et/ou à transmettre.

Vous avez connaissance du code civil et du code électoral.

Vous avez une bonne maîtrise des procédures relatives aux formalités administratives, des procédures administratives de délivrance des actes de l’état-civil, et de la procédure de rédaction et apposition des mentions.

Vous êtes à l’aise avec les relations extérieures (services de la Préfecture et de la Police Municipale, Tribunaux judiciaires).

Vous faîtes preuve d’une certaine polyvalence et avez le sens du service public.

Profil

Vous justifiez d’une expérience significative dans des fonctions similaires au sein d’une collectivité territoriale.

Conditions du poste

  • Du lundi au jeudi : de 8h30-12h00 / 13h30-17h45
  • Le vendredi : de 8h30-12h00 / 13h30-17h00.
  • Nocturnes le jeudi soir et permanence le samedi matin.
  • Lieu de travail : Hôtel de ville.

 

Pourquoi rejoindre nos équipes ?

Pour améliorer la qualité de vie au travail de nos agents, nous proposons une politique Ressources Humaines active, un plan de formation adapté à votre évolution de carrière, un accompagnement à la préparation des concours ainsi qu’une offre de formation continue.

Vous profiterez également

  • D’un restaurant municipal,
  • D’une mutuelle et un maintien de salaire subventionnés par la collectivité,
  • De frais de transports pris en charge à 75 %,
  • D’un forfait mobilité vélo, trottinette avec assistance électrique, ou pas : indemnité pouvant aller jusqu’à 300 euros/an,
  • Ainsi que d’un comité des œuvres sociales.

POUR CANDIDATER
Envoyez votre candidature (curriculum vitae et lettre de motivation)avant le 30/04/2024, à l’attention de Monsieur le Maire, en rappelant la référence DACG/gest.état-civil, élec.et formalités administratives.
Par voie postale :
26, avenue André Morizet
92100 BOULOGNE-BILLANCOURT

ou par mail :
recrut@mairie-boulogne-billancourt.fr

La Ville de Boulogne-Billancourt œuvre en faveur de l’emploi des personnes en situation de handicap.